5 tips til en succesfuld fleksibel kontorindretning for din virksomhed

Siden pandemien er det blevet mere almindeligt at arbejde hjemmefra. Ifølge en undersøgelse fra Urbanite Advisors i maj 2021 er den faktiske tilstedeværelse på arbejdspladsen i Europa kun to dage om ugen. I den nuværende økonomiske situation genovervejer mange ledere deres behov for kontorplads. Virksomheder bevæger sig væk fra store arealer og vælger modulære og kvalitetsbaserede løsninger – en fleksibel kontorindretning. Hvad indebærer dette koncept? Hvilke fordele giver det? I denne artikel får du svarene samt vores bedste tips til, hvordan du organiserer et fleksibelt kontor effektivt.

Hvad er fleksibel kontorindretning?

Fleksibel kontorindretning er en organisationsmetode, hvor arbejdsområder tilpasses medarbejdernes behov. Målet er at skabe øget komfort og mere ergonomiske løsninger. Det opnås gennem:

• Åbne og delte arbejdsområder uden faste pladser
• Samarbejdsområder og reserverbare mødelokaler
• Stabil internetforbindelse og moderne faciliteter
• Opbevaringsløsninger til personlige ejendele
• Effektiv ressourceudnyttelse og optimering af tilgængelig plads

Hvilke fordele giver fleksibel kontorindretning?

Fleksibel kontorindretning vinder hurtigt frem på grund af sine mange fordele.

Produktivitet og trivsel på arbejdspladsen

I et fleksibelt kontor arbejder medarbejderne i et miljø, der imødekommer deres behov og præferencer. De kan vælge arbejdspladser, der passer til opgaven, og skifte plads i løbet af dagen. Denne frihed forbedrer både trivsel, produktivitet og kreativitet.

Pladsoptimering og omkostningsbesparelser

Medarbejderne skifter mellem hjemmearbejde og kontor. Arbejdsområder omstruktureres og udnyttes mere effektivt. Lokalerne tilpasses den faktiske tilstedeværelse, hvilket reducerer arealbehovet og dermed også energiforbrug og lejeudgifter.

Hvordan organiserer man et fleksibelt kontor?

For at opnå de ønskede resultater kræves god planlægning af arbejdsmiljøet. Her er nogle enkle tips til at skabe et fleksibelt kontor med maksimal effekt.

Tip 1: Tilpas designet til virksomhedens kultur

Hver organisation har sin egen kultur, arbejdsrutiner og kommunikationsformer. Omstruktureringen bør tage højde for dette for at få medarbejderne med på ændringen. Kreative virksomheder kan have gavn af coworking-områder, mens organisationer med fokus på datasikkerhed kan have behov for individuelle kontorer.

Tip 2: Involver og uddan medarbejderne

Ændringer skaber ofte usikkerhed. Derfor er det vigtigt at involvere medarbejderne i planlægningen. Informér om formålet og fordelene ved omstruktureringen. Efter implementeringen bør du indsamle feedback og tilbyde træning i brugen af de nye områder og digitale værktøjer.

Tip 3: Design områder til forskellige typer aktiviteter

Et fleksibelt kontor bør tilbyde forskellige miljøer til forskellige arbejdsopgaver:

• Mødelokaler til præsentationer
• Individuelle kontorer til koncentrationskrævende arbejde
• Pauserum til afslapning
• Coworking-områder til samarbejde

Møblerne bør være tilpasset hvert område – f.eks. whiteboards i mødelokaler og komfortable sofaer i pauserum.

Tip 4: Fremme kommunikation og samarbejde

Samarbejde er afgørende for succes. Fleksibel kontorindretning bør derfor inkludere moderne kommunikationsværktøjer:

• Direkte beskeder
• Videokonferenceprogrammer
• Delte kalendere
• Interaktive skærme
• Digitale samarbejdsplatforme

Opret også fysiske samarbejdsområder som idérum for at fremme dialog.

Tip 5: Vedligehold og skab trivsel

Fleksible kontorer kræver regelmæssig vedligeholdelse. Indfør regler for orden og rengøring, og lav en plan for rengøring af overflader og udstyr. Inspektioner hjælper med at identificere sikkerhedsrisici.

For at skabe et behageligt miljø bør indretningen være både funktionel og æstetisk tiltalende. Glem ikke udendørsområder – adgang til grønne områder og udemøbler med Wi-Fi forbedrer trivsel og gør arbejdspladsen mere attraktiv.