Vellykket lageroptælling: Tips til effektiv lagerstyring
At gennemføre en lageroptælling er afgørende for alle virksomheder – både for at opfylde juridiske krav og for at sikre effektiv lagerstyring.
Uanset om det er årlig, løbende eller cyklisk optælling, gør processen det muligt at fastslå værdien af varer, identificere afvigelser og optimere organiseringen af lagerflow.
Ved hjælp af gennemprøvede metoder, passende værktøjer og god forberedelse er det muligt at gennemføre en pålidelig lageroptælling og samtidig øge produktiviteten.
Opdag vores tips til en effektiv lageroptælling – i fuld overensstemmelse og til fordel for din forretning.
Forstå forskellige typer lageroptælling
Inden du gennemfører en lageroptælling, er det vigtigt at vælge en metode, der passer til din virksomhed. Hver type optælling har specifikke formål og indgår i en overordnet strategi for lagerstyring.
Årlig lageroptælling: En obligatorisk komponent
Den årlige lageroptælling er uden tvivl den mest almindelige i virksomheder. Den indebærer en fysisk optælling af hele lageret på en specifik regnskabsdato, ofte ved regnskabsårets afslutning.
Denne optælling gør det muligt at fastslå værdien af varer på lager – uanset om det er råmaterialer, færdige produkter eller forskellige forsyninger.
Styret af juridiske krav er den obligatorisk for at udarbejde årsregnskab og sikre overensstemmelse med bogføringen. Virksomheder skal registrere:
• Indleveringer
• Udleveringer
• Anskaffelses- eller produktionsomkostning for hver artikel
At gennemføre en årlig lageroptælling kræver omhyggelig planlægning, metodisk optælling og ofte støtte fra et ERP-system for at sikre pålidelighed og sporbarhed.
Cyklisk lageroptælling: Fleksibilitet og regelmæssighed
Som et alternativ til traditionel årlig optælling bygger cyklisk lageroptælling på en mere fleksibel metode: at optælle et udvalg af lageret med jævne mellemrum i løbet af året.
Denne metode reducerer påvirkningen af produktion eller drift og giver bedre kontrol over afvigelser.
Gennem målrettede optællingscyklusser opretholder virksomheden god kontrol over ind- og udleveringer og kan hurtigere rette op på afvigelser.
Perfekt til lagre med konstant vareflow – cyklisk optælling forbedrer reaktionsevnen og reducerer risikoen for fejl.
Løbende lageroptælling: Den mest præcise metode
Løbende lageroptælling bygger på kontinuerlig opdatering af lageret i ERP-systemet.
Hver bevægelse – indlevering, udlevering, retur eller justering – registreres i realtid, hvilket muliggør øjeblikkelig lagerbedømmelse.
Denne metode kræver bogføringsmæssig nøjagtighed og god beherskelse af digitale værktøjer.
Den passer især til virksomheder med store mængder færdige produkter eller råmaterialer, hvor præcision er afgørende.
Ved at automatisere overvågningen optimeres forsyningsstyringen og beslutningstagningen lettes, især vedrørende indkøb og produktion.
Hvordan forbereder og gennemfører man en fysisk lageroptælling korrekt?
For at en lageroptælling skal være pålidelig, skal hvert trin planlægges omhyggeligt.
Fra planlægning til optælling og analyse af afvigelser – organisering er nøglen til en vellykket optælling.
Forberedelse: Planlægning og værktøjer
Inden optællingen påbegyndes, skal målene defineres:
• Regnskab
• Lagerbedømmelse
• Opdatering af data
• Kvalitetskontrol…
Denne forberedelse hjælper med at begrænse fejl, strukturere teamet og undgå rod i lageret.
Det er vigtigt at oprette et dedikeret optællingsområde samt at rengøre, organisere og mærke varerne.
Dette letter identifikation og reducerer risikoen for forveksling. God håndtering indebærer også valg af det rette udstyr:
• Opbevaringskasser
• Hyldesystemer tilpasset varerne
• Stablere, løfteudstyr og andet løftegrej
• Palleløftere
• Rullecontainere…
Disse løsninger muliggør bedre lagerorganisation, sikker adgang til produkter og reducerede omkostninger relateret til optællingsfejl.
Optælling: Nøjagtighed og metode
Ved fysisk optælling er nøjagtighed afgørende.
Det anbefales at danne par bestående af en operatør og en person med bogføringskompetence eller en supervisor, for dobbeltkontrol.
Brug af passende hyldesystemer i industrilagre muliggør bedre organisering af varer.
Ved at reducere risikoen for forveksling mellem referencer lettes dette trin betydeligt.
Ind- og udleveringer skal sammenlignes med data i ERP-systemet, og hver lagerpost skal kontrolleres manuelt.
Måleenheder skal verificeres, ligesom produktets tilstand. Afvigelser skal rapporteres straks:
• Kvantitetsafvigelser
• Manglende referencer
• Beskadigede produkter…
Analyse af afvigelser og opdatering af bogføring
Når den fysiske optælling er afsluttet, skal de indsamlede data sammenlignes med systemets data.
Afvigelser kan afsløre bogføringsfejl, tab eller håndteringsfejl. En detaljeret analyse identificerer årsagerne:
• Manglende sporbarhed
• Forkert registreret anskaffelsesomkostning
• Utilstrækkelig udleveringsprocedure…
Disse justeringer er afgørende for at gøre årsregnskabet pålideligt og optimere fremtidig lagerstyring.
En velstruktureret lageroptælling indebærer også valg af en bæredygtig organisering, der reducerer usikkerheder og forbedrer rentabiliteten.
Mod optimeret lageroptælling: Værktøjer og automatisering
For at gøre lageroptællingen mere pålidelig, hurtig og omkostningseffektiv er automatisering blevet en afgørende faktor.
Effektive værktøjer gør det nu muligt at overvåge hver lagerbevægelse med præcision.
Brug af lagerstyringssystemer
Brug af ERP-systemer er afgørende for at mestre hele lageroptællingsprocessen.
Det gør det muligt at følge indleveringer, udleveringer og varebevægelser i realtid, samtidig med at fuld sporbarhed sikres.
Denne type løsning beregner automatisk lagerværdi, anskaffelsesomkostning eller produktionsomkostning for færdige produkter, baseret på transaktionshistorik og definerede regler.
Datacentralisering giver bogførings- og logistikteams et klart billede af indeværende år.
Det letter regnskabsafslutning samt udarbejdelse af årsregnskab og opfylder juridiske krav vedrørende bogføring.
Det er en værdifuld partner til at gennemføre en korrekt, hurtig og relevant lageroptælling.
Automatisering af opgaver og sikker optælling
For at forbedre pålideligheden ved fysisk optælling kan teknologier som stregkodescannere, opkoblede vægte eller digitale tablets integreres i optællingsmetoden.
Disse værktøjer reducerer risikoen for indtastningsfejl og fremskynder indsamlingen af feltdata.
En strategisk udfordring for forsyningskæden
Automatisering af værktøjer, nøjagtighed ved optælling og integration af effektive ERP-systemer er ikke kun effektivitetsfaktorer – de adresserer langt bredere strategiske spørgsmål.
Lagerstyring påvirker direkte forsyningskæden, fra lagerkapacitet til produktdistribution.
Dette understreges af Grégoire Koudrine, Supply Chain Director hos Manutan, som minder os om vigtigheden af at se lageroptælling som en central søjle i virksomhedens logistik:
“Spørgsmålet om lagerstyring, vores lagerkapacitet, placeringen af vores lagre til distribution af vores produkter, er virkelig i centrum for vores nuværende situation og i centrum for vores udfordringer i dag.”
En pålidelig lageroptælling er meget mere end en forpligtelse – det er et strategisk værktøj til at forudse lagerudtømning, rationalisere indkøb og styre din forretning.
Moderniseret lagerstyring gør det muligt at vinde i reaktionsevne og præcision, og dermed prioritere bedre i en stadig mere krævende logistikkontekst.
