Indkøbsvejledning: Sådan vælger du de rigtige arkivkasser til dine behov

Virksomheder skal opbevare deres administrative, skattemæssige, regnskabsmæssige og kommercielle dokumenter på en sikker og organiseret måde. Dette kaldes arkivering, og det kan vare fra nogle få måneder til flere årtier. Selvom digitalisering er stigende, er bevarelse af fysiske dokumenter stadig vigtigt af juridiske, strategiske eller organisatoriske årsager. Arkivering handler ikke kun om opbevaring; dokumenterne skal også være tilgængelige ved behov og destrueres, når det er nødvendigt. Indkøb af arkivkasser skal opfylde disse behov og samtidig respektere virksomhedens indkøbspolitik, især med hensyn til CSR.

Hvilke opbevarings- og arkiveringstilbehør har virksomheder brug for?

Arkivering af dokumenter, der ikke længere er umiddelbart nødvendige, hjælper med at frigøre plads på kontoret. Opbevaring og arkivering kræver derfor to kategorier af kontorartikler: midlertidige opbevaringsprodukter og arkiveringsprodukter.

Arkivkasser, beholdere og opbevaringskasser

Arkivkassen er rektangulær med en rygbredde, der varierer mellem 5 og 20 cm afhængigt af mængden af dokumenter, den kan rumme. For udvidelige arkivkasser er rygbredden justerbar efter behov. Ryggen udvides ved at løsne harmonikadelen og reduceres med et spændebånd.

Arkivbeholdere, også kaldet arkivkasser, bruges til at samle arkivkasser, som skubbes ind i dem. Arkivkasser letter arkivering på et lagersted ved at samle store mængder dokumenter. De tilbyder dobbelt beskyttelse af de opbevarede genstande for bedre sikkerhed. De bruges også til at sende store mængder arkivmateriale, f.eks. til en tjenesteudbyder.

Arkivkasser og opbevaringskasser har indeksflader på én eller flere sider til identifikation af indholdet. Information om dokumenterne skrives normalt direkte i hånden på kassen. Du kan også bruge digitale værktøjer til at udskrive etiketter med en blækprinter og derefter fastgøre dem til arkivkasserne. Udskiftelige mærkater kan bruges midlertidigt, inden etiketterne placeres.

Midlertidige opbevaringsprodukter

Mange kontorartikler er beregnet til håndtering og sortering af dokumenter i virksomheder. Lommer, mapper, sorteringsmapper og skrivebordsbakker bruges ved overførsel af dokumenter til en anden afdeling eller til underskrift, f.eks. De placeres derefter i ringbind eller hængemapper. Hængemapper placeres på skinner i et skab eller en skuffe og har faner eller identifikationsetiketter.

Hvilke kriterier bør du bruge, når du vælger arkivkasse?

Valget af arkivkasser afhænger af forskellige faktorer relateret til dokumenterne selv, deres opbevaringsmiljø og indkøbsstrategien.

Materiale

Det første udvælgelseskriterium vedrører materialet, som arkivkassen er lavet af – enten pap eller polypropylenplast. Den største fordel ved polypropylen er, at det er fugtbestandigt og har god holdbarhed over tid. Det anbefales, når arkiveringsområdet kan udsættes for fugtvariationer, eller når dokumenterne skal bevares i lang tid.

Papkassen har den fordel, at den ofte er genanvendelig. De forskellige typer pap er mere eller mindre robuste, hvor bølgepap tilbyder større styrke. Materialet kan være brandsikkert for at give beskyttelse mod brand, når arkiver udsættes for sådan risiko.

Dokumentstørrelse

De mest almindelige formater for arkivkasser er A4 og A4+. A4 svarer til målene 21×29,7 cm – den type papir, der bruges til de fleste administrative dokumenter. A4+ er et lidt større format (24×32 cm), hvilket svarer til den ekstra plads, som skilleark og perforerede plastlommer optager i ringbind.

Når du tager dokumenter ud af et ringbind for at overføre dem til en arkivkasse, kan du inkludere skilleark og plastlommer for at bevare det eksisterende arkiveringssystem. Du tager da alt indhold ud af ringbindet og placerer det på plastklemmer, som holder dokumentpakken samlet.

Nogle specifikke arkivkasser er designet til A3-dokumenter eller endda tekniske tegninger, plakater, planer osv.

Monteringssystem

Arkivkassen findes i to monteringsformer: manuel eller automatisk. For at optage så lidt plads som muligt under transport leveres kasserne flade. En monteringsprocedure giver dem deres form. For den manuelle kasse skal instruktioner følges for at folde faner i en bestemt rækkefølge, respektere foldelinjer og derefter indsætte faner.

For den automatiske kasse er et enkelt greb efterfulgt af tryk på siderne nok til at give kassen form. Denne enkelhed gør det andet alternativ meget hurtigere, især for nogen, der ikke er vant til at udføre denne type montering.

Opbevaringstid

Kvaliteten og holdbarheden af arkivkasser varierer afhængigt af arkiveringstiden, som kan strække sig fra seks måneder til tredive år.

Opbevaringssted

Som nævnt tidligere påvirker opbevaringsmiljøet valget af materiale. Derfor foretrækkes plast i områder, der har tendens til at være fugtige.

I andre tilfælde er pap det mest anvendte materiale, idet fremstillingsmetoden kan give det mere eller mindre modstandsdygtige egenskaber.

Opbevaringstype

Når du vælger arkivkasser og opbevaringskasser, skal du tage hensyn til det rum, hvor de skal placeres: reolsystemer, skabe, hylder, stabling af arkivkasser osv. Når kasserne er opbevaret, skal indeksfladerne være læsbare, og de kasser, der skal konsulteres oftest, være let tilgængelige. Hvis de arkiverede dokumenter skal konsulteres regelmæssigt, letter arkivkasser og opbevaringskasser med grebshuller håndtering og adgang.

Budget

For at begrænse omkostningerne bør du ikke kun tage hensyn til indkøbsprisen, men også holdbarheden af arkivkasserne. Derudover tilbydes nogle kasser og opbevaringskasser i sæt til en fordelagtig pris.

CSR

Virksomheders sociale ansvar omfatter nu også indkøbspolitik. Producenter er opmærksomme på denne forventning, hvilket fører til, at de tilbyder stadig flere miljøvenlige arkivkasser og opbevaringskasser i pap.

En miljøvenlig arkivkasse kan være fremstillet af genanvendeligt pap fra genanvendelsesstrømme. Papen kan også være FSC- eller PEFC-certificeret, hvis den stammer fra træ fra ansvarligt forvaltede skove. Selv emballagens egenskaber bør tages i betragtning.

Endelig er produktets oprindelse vigtig ud fra et bæredygtighedsperspektiv, da det påvirker CO₂-aftrykket fra transporten.

Hvordan arkiverer man effektivt?

Sherazade Toukali, produktchef hos Manutan Group, konstaterer:

“De tre hovedformål med arkivering er følgende:
• At organisere dataarkivering pr. afdeling i virksomheden;
• At overholde lovgivningsmæssige standarder, især GDPR, som begrænser opbevaringstiden;
• At organisere arkiverne godt for nem adgang til efterspurgt information.”

For at optimere arkiveringen af virksomhedens professionelle dokumenter – uanset om de er i papirform eller digitale – skal du kende de juridiske opbevaringstider. Fakturaer, kontrakter, regnskabs- og skattedokumenter har en minimumsopbevaringstid, som afhænger af landets lovgivning.

Derudover er personoplysninger, som virksomheder indsamler, reguleret af GDPR (General Data Protection Regulation). Denne europæiske forordning definerer blandt andet en maksimal opbevaringstid for data samt en ret til at ændre eller slette data efter anmodning fra de berørte personer.

For at arkivere papirdokumenter korrekt skal du vælge et passende opbevaringssted. Tørre, ventilerede områder, som er beskyttet mod lys, foretrækkes.

Manutans nøgleprodukter inden for arkivkasser og opbevaringskasser

Kassemodel med udtrækkelig skuffe tilbyder hurtig adgang til dokumenterne. Skuffen åbnes nemt takket være et grebshul. Denne model eliminerer behovet for skabe eller hylder, da kasserne er designet til at stables. De kan placeres op til 5 niveauer med fuld sikkerhed. Kassen er fremstillet i Frankrig af genanvendt og genanvendelig pap.

Hvid arkivkasse er en klassisk model med 20 cm rygbredde. Denne bestseller er både enkel og funktionel med sine forskellige indeksflader. Produktet er fremstillet i Frankrig af genanvendt og genanvendelig pap og tilbydes i sæt af 25.

I samme serie tilbyder arkivkassen med låg dobbelt beskyttelse af dokumenterne, da den rummer flere arkivkasser. Den har grebshuller for at lette håndtering ved flytning. Den har også flere indeksflader og er fremstillet i Frankrig af genanvendt og genanvendelig pap.

Heavy-Duty arkivkasse er særligt robust takket være sin forstærkede struktur. Produktet tåler regelmæssig håndtering og er holdbart over tid. Den er fremstillet i Frankrig af FSC-certificeret bølgepap. To grebshuller på kanten letter håndteringen.

Arkivkasse med tilhørende arkivkasser tilbydes som et komplet sæt, inklusive en arkivkasse med låg og seks kasser med 8 cm rygbredde. Sættet tilbydes i kraftfarve, fremstillet i Frankrig af genanvendt og genanvendelig pap.

Automatisk arkivkasse kan monteres på et øjeblik. Den automatiske montering gør, at kassen hurtigt får sin form efter levering i fladt format. Den har flere indeksflader og et praktisk grebshul til at tage kassen ud fra en hylde. Modellen er fremstillet i Frankrig, FSC-certificeret og lavet af genanvendt og genanvendelig pap.